Protection des données

1. Responsable du traitement

SPTS - Swiss Payroll & Tax Services Sàrl (ci-après « SPTS »), Chemin de la Chesnaie 8, 1219 Châtelaine, Genève, Suisse, IDE CHE-272.150.214, qui exploite la marque SPTS Portage.

Contact pour la protection des données : le directeur de SPTS, à portage@spts.ch, ou par courrier à l'adresse ci-dessus.

SPTS n'a pas désigné de conseiller à la protection des données ; cette désignation est facultative pour une entreprise privée.

Ces traitements reposent sur la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et son ordonnance (OPDo) et, pour les travailleurs que nous employons, sur l'art. 328b du Code des obligations (CO), la loi sur le service de l'emploi et la location de services (LSE) et son ordonnance (OSE).

2. Visiteurs du site

Mesure d'audience. Avec votre accord, nous utilisons Google Analytics 4 pour mesurer la fréquentation du site et comprendre quelles pages et quels outils les visiteurs consultent. Les autorisations de mesure sont réglées sur « refusé » par défaut, et refuser se fait au même niveau qu'accepter. Avant votre choix, et si vous refusez, Google Analytics n'est pas chargé et aucune donnée n'est transmise à Google. Si vous retirez votre accord, la mesure s'arrête et les cookies de Google Analytics sont supprimés de votre navigateur ; les données déjà transmises restent soumises à la durée de conservation indiquée ci-dessus.

Nous ne transmettons pas à Google Analytics le contenu de vos messages, votre nom, votre adresse électronique ni les données saisies dans le formulaire de simulation.

Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ou de reciblage. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment depuis notre page Cookies.

3. Demandes de simulation et de contact

Pourquoi ces questions. L'impôt à la source dépend du canton, du permis et de la situation familiale, y compris des revenus du conjoint ; la cotisation à la prévoyance professionnelle dépend de l'âge. Sans ces éléments, une simulation serait fausse. Ne joignez aucune pièce (pièce d'identité, permis, certificat de salaire, IBAN) à votre demande.

4. Échanges par WhatsApp

Nous utilisons WhatsApp pour les échanges pratiques avec les personnes qui choisissent ce canal : prise de rendez-vous, questions courantes, rappels. Notre numéro : +41 77 904 72 47.

• Le prestataire. WhatsApp est un service du groupe Meta, qui traite vos données selon ses propres conditions. Le contenu des messages est chiffré de bout en bout ; Meta traite toutefois votre numéro, votre profil et des métadonnées, par exemple la date et l'heure des échanges et l'appareil utilisé.
• Les transferts. Meta peut traiter ces données hors de Suisse, notamment aux États-Unis (section 13).
• La synchronisation des contacts. Le carnet d'adresses du téléphone professionnel que nous utilisons pour WhatsApp est synchronisé avec l'application : si votre numéro y est enregistré, il est communiqué à Meta du seul fait qu'il y figure.
• Les sauvegardes. Les conversations sont sauvegardées sur Google Drive, un service de Google, qui peut les traiter hors de Suisse, notamment aux États-Unis (section 13).
• Les accès internes. Les échanges passent par un smartphone professionnel dédié, utilisé uniquement par l'équipe portage de SPTS.
• La conservation. Les conversations sont conservées 12 mois après le dernier échange, puis supprimées.

Les pièces sensibles ne passent pas par WhatsApp. N'y envoyez ni pièce d'identité, ni permis, ni certificat médical, ni certificat de salaire, ni coordonnées bancaires : ces pièces se déposent dans votre portail consultant. Si vous nous en envoyez une par WhatsApp, nous vous demandons de la déposer dans le portail.

Choisir WhatsApp ne vous prive d'aucun droit et ne décharge pas SPTS de ses obligations. Vous pouvez à tout moment nous écrire par courriel ou utiliser votre portail à la place.

5. Consultants employés par SPTS

En location de services et en portage, SPTS est votre employeur. Elle ne traite que les données qui portent sur votre aptitude à remplir votre emploi ou qui sont nécessaires à l'exécution de votre contrat de travail (art. 328b CO), et seulement aussi longtemps que nécessaire.

Ce que reçoit l'entreprise de mission : votre identité, vos qualifications et vos relevés d'heures, dans la mesure nécessaire à la mission. Elle ne reçoit ni vos données de santé, ni vos données familiales, ni votre dossier salarial.

Autorités et institutions auxquelles la loi ou la CCT nous oblige à communiquer des données : caisses de compensation AVS, administration fiscale pour l'impôt à la source, institutions de prévoyance professionnelle, assureurs accidents et perte de gain maladie, caisses d'allocations familiales, organes paritaires de la CCT Location de services, autorités migratoires et du marché du travail (à Genève notamment l'OCPM, l'OCE et l'OCIRT ; le SECO), en particulier lors d'un contrôle.

Mission auprès d'un client établi à l'étranger. Nous ne transmettons à un client établi hors de Suisse que ce que la mission exige, en principe votre identité, vos qualifications et vos relevés d'heures. Nous ne lui transmettons jamais par défaut votre dossier salarial complet, vos données familiales ou vos données de santé. Deux conditions distinctes s'appliquent avant toute transmission :

• votre assentiment écrit, comme l'exige l'OSE, recueilli avant la transmission, avec l'indication du pays concerné ;
• des garanties appropriées, en principe contractuelles et convenues avec le client, lorsque le pays n'assure pas un niveau de protection adéquat selon le Conseil fédéral (section 13). Votre assentiment ne remplace pas ces garanties.

Ce qui est obligatoire. Les données nécessaires au contrat de travail et aux assurances sociales sont obligatoires : sans elles, nous ne pouvons pas vous employer.

6. Vos proches

Cette section s'adresse aux proches d'un consultant employé par SPTS : son conjoint ou partenaire enregistré, ses enfants et, pour un enfant mineur, son représentant légal, ainsi que la personne qu'il désigne comme contact d'urgence. Elle vous indique pourquoi nous traitons vos données, à qui nous les communiquons et combien de temps nous les gardons.

D'où viennent vos données. C'est le consultant qui nous les communique, parce que certaines obligations d'employeur l'exigent. Nous lui demandons de vous indiquer cette page ; elle est publiée ici pour que vous puissiez la consulter directement.

Ces données sont enregistrées dans notre application, chez les prestataires décrits à la section 12, avec les mêmes protections que le dossier du consultant. Elles ne sont jamais communiquées à l'entreprise de mission.

Vous disposez des droits décrits à la section 15, que vous pouvez exercer vous-même ou, pour un enfant mineur, par son représentant légal.

7. Données sensibles

La loi protège particulièrement certaines données. Nous en traitons deux catégories :

• Données de santé : certificats médicaux, déclarations d'accident, décomptes d'indemnités journalières, congé maternité. Elles servent uniquement au versement du salaire et des indemnités et à l'annonce à l'assureur.
• Procédures pénales ou administratives : elles peuvent apparaître dans le résultat d'une vérification (section 8), lorsqu'elles ont été publiées.

Accès restreint. Ces données ne sont accessibles qu'aux gestionnaires de SPTS qui en ont besoin pour votre dossier. Elles sont conservées dans la base de données de notre application, en Allemagne. Les rapports de vérification et les photos sont invisibles aux portails consultant et client ; chaque consultation d'un rapport est enregistrée dans un journal, et un rapport ne peut pas être supprimé ou modifié directement. Ne nous envoyez pas de données de santé par courriel ni par WhatsApp : utilisez votre portail.

8. Vérifications d'antécédents

Avant d'établir les contrats, et pendant leur exécution, nous effectuons les vérifications usuelles nécessaires sur les consultants et sur les entreprises clientes, à partir d'informations accessibles au public et de sources officielles.

• Votre assentiment écrit, avant tout. Nous n'effectuons aucune vérification, et ne transmettons aucune donnée à cette fin, avant d'avoir recueilli votre assentiment écrit, comme l'exige l'OSE. Le texte que vous avez accepté, sa date et sa langue sont enregistrés. Cet assentiment prend la forme d'une case que vous cochez dans votre formulaire d'entrée en mission, depuis votre lien personnel. Si votre dossier est constitué hors de notre portail, nous recueillons cet assentiment par un autre moyen, toujours avant la vérification.
• Seulement ce qui est pertinent pour l'emploi. Les vérifications portent sur ce qui est nécessaire et pertinent pour l'emploi et la mission envisagés (art. 328b CO).
• Une recherche documentée. Seuls votre prénom, votre nom, votre ville, votre année de naissance, votre fonction et l'entreprise de la mission sont utilisés. Jamais votre numéro AVS, votre IBAN, votre adresse, votre téléphone, votre adresse électronique, votre état civil, votre nationalité ni votre permis. Chaque élément du rapport porte sa source, son adresse et sa date de consultation.
• Ce qui n'est pas recherché. Ni votre personnalité, ni votre style de vie, ni vos relations personnelles. Aucune déduction n'est tirée de votre nom, de votre origine, d'une religion ou d'une apparence supposées. Les profils fermés des réseaux sociaux restent fermés, et aucune base de données non publique n'est consultée.
• Une revue humaine. Le rapport est préparé avec l'aide d'un outil d'intelligence artificielle (section 12). Un gestionnaire de SPTS le lit, avec ses sources, avant toute décision. Le rapport signale ce qui demande une vérification ; il ne décide rien.
• Pas de décision automatisée. Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n'est prise à votre égard.
• Le droit de vous expliquer. Si un élément pourrait vous être défavorable, nous vous posons la question avant de décider. Un homonyme ou une information périmée se corrige ainsi.
• Durée : jusqu'à la fin de la 2e année fiscale qui suit votre dernière mission ; 12 mois s'il n'y a pas eu de mission.

Entreprises clientes. La vérification porte sur l'entreprise : sa raison sociale, son adresse, son IDE et son inscription au registre du commerce, comparées à ce que nous connaissons d'elle. Nous ne transmettons pas à Anthropic le nom de ses interlocuteurs lorsqu'il n'est pas nécessaire à cette vérification. Nous ne le transmettons que pour vérifier le pouvoir de signature de la personne qui signe le contrat.

9. Contacts des entreprises clientes et des agences partenaires

10. Salariés des entreprises clientes en gestion salariale

Lorsqu'une entreprise reste l'employeur de ses collaborateurs et nous confie l'établissement de leurs salaires, c'est elle qui est responsable du traitement. SPTS traite les données selon ses instructions, y compris pour établir les déclarations de l'employeur, comme sous-traitante (art. 9 LPD).

Un accord de sous-traitance, conclu avec le mandat, règle au moins les instructions de l'employeur, la confidentialité, les mesures de sécurité, les sous-traitants ultérieurs, les transferts à l'étranger, l'annonce des incidents, l'assistance que SPTS apporte à l'employeur et la restitution ou la suppression des données à la fin du mandat. SPTS tient un registre des activités de traitement qu'elle effectue pour le compte de ses clients.

Si vous êtes salarié d'une entreprise cliente, adressez vos demandes sur vos données à votre employeur. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande.

11. Qui fait quoi : responsable ou sous-traitant

12. Nos prestataires et l'intelligence artificielle

Nos prestataires sont liés par un contrat de traitement des données (art. 9 LPD) et ne peuvent utiliser les données que pour le service qu'ils nous rendent.

Intelligence artificielle. Nous utilisons l'API Claude d'Anthropic pour deux usages seulement : préparer le rapport de vérification (section 8) et proposer une photo de profil trouvée sur une page publique. Dans les deux cas, une personne de SPTS contrôle le résultat : elle lit le rapport et ses sources avant toute décision, et aucune photo n'est enregistrée sans qu'un gestionnaire l'ait validée, avec l'adresse de sa source. Nos collaborateurs n'ont pas le droit de déposer vos documents dans un assistant d'intelligence artificielle grand public ni dans un convertisseur en ligne.

Notre application ne fait appel à aucun autre service : pas d'outil de suivi, polices servies par l'application, signature électronique développée par SPTS.

13. Transferts à l'étranger

Vous pouvez nous demander une copie des garanties applicables à un transfert, à portage@spts.ch.

14. Sécurité

Nous protégeons les données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées, notamment :

• des comptes personnels, et un accès limité à ce dont chacun a besoin ;
• des portails consultant et client cloisonnés : chacun ne voit que ses propres documents ;
• la double authentification sur notre messagerie ;
• des connexions chiffrées, et des données chiffrées au repos chez nos prestataires ;
• un journal des actions dans notre application, et un journal d'accès aux rapports de vérification ;
• des sauvegardes quotidiennes de la base de données de notre application ;
• l'obligation de confidentialité de tous nos collaborateurs, pendant et après leur contrat.

Si une violation de la sécurité des données entraîne vraisemblablement un risque élevé pour vos droits, nous l'annonçons au PFPDT dans les meilleurs délais, et nous vous en informons lorsque cela est nécessaire à votre protection ou que le PFPDT l'exige.

15. Vos droits

Vous pouvez :

• savoir si nous traitons des données vous concernant, lesquelles, et en obtenir une copie (droit d'accès), y compris le rapport de vérification qui vous concerne ;
• obtenir la remise de vos données dans un format électronique courant, lorsque la loi le prévoit ;
• les faire rectifier si elles sont inexactes ;
• demander leur effacement, sauf si la loi nous oblige à les conserver (par exemple les salaires, pendant 10 ans) ;
• vous opposer à un traitement ;
• retirer un accord que vous avez donné, par exemple à la mesure d'audience, sans effet sur ce qui a été fait avant ;
• et, si vous êtes concerné par une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, faire valoir votre point de vue. Nous n'en prenons pas.

Comment. Écrivez à portage@spts.ch, ou par courrier à l'adresse de la section 1. Nous pouvons vous demander les éléments nécessaires pour vérifier votre identité ; en principe, une demande envoyée depuis l'adresse électronique que nous connaissons suffit, et nous n'exigeons pas de copie de pièce d'identité par défaut. Nous répondons gratuitement, en principe dans les 30 jours ; si ce délai ne peut pas être tenu, nous vous indiquons celui dans lequel nous vous répondrons.

Ces droits s'exercent dans les limites prévues par la loi, notamment lorsqu'une obligation légale nous impose de conserver certaines données, ou lorsque la réponse révélerait les données d'un tiers.

Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) (s'ouvre dans un nouvel onglet).

16. Statut de cette page et modification

Cette politique informe sur nos traitements de données ; elle ne fait pas partie d'un contrat. Les traitements nécessaires à l'exécution d'un contrat sont décrits ici et, le cas échéant, précisés dans ce contrat.

Une donnée peut être conservée plus longtemps que les durées indiquées si elle est nécessaire à la défense de nos droits dans une procédure en cours.

Nous adaptons cette page lorsque nos traitements ou la loi changent. La date de dernière mise à jour et la version figurent ci-dessous. Cette page est publiée en français et en anglais ; en cas de divergence, la version française fait foi.